COMENTARIOS:
los comentarios son una herramienta muy útil cuando compartes un documento con varias personas,si no deseas realizar cambios sobre el documento original pero quieres resaltar algún concepto , es muy interesante insertar un comentario para que lo vea el resto de personas que comparten el texto . los comentarios se adjuntaran al documento;pero no se imprimen , ano ser que lo idiquemos ala hora de imprimir :
Insertar un comentario: :
Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los siguientes pasos .
•seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario
•Acceder a la pestaña revisar y hacer clic en el botón Nuevo comentario
Nos resalta el texto seleccionado y aparece un globo en la parte derecha del documento unido con una linea discontinua de puntos hasta el texto . En ese globo es donde podemos introducir el texto del comentario.
Dependiendo de la vista en que estamos, se nos mostrara de una manera o de otra .Por ejemplo ,estando en vista Normal o Lectura nos aparece una sección lateral con el globo del comentario ala derecha del documento junto con una linea discontinua enlazada al texto comentario.
El comentario nos ofrece información del autor, por ejemplo ,en la imagen que se observa ala izquierda de un comentario de ejemplo . Lo primero que indica es que es un comentario, entre corchetes escribe las iniciales del autor (D es la inicial del nombre del usuario ) y el numero de comentario que ha realizado este autor y enseguida se muestra el texto del comentario.
En otras vistas, como esquema O Borrador el texto aparece resaltado pero para poder ver los comentarios deberemos abrir el Panel de Revisión .Para ello , deberemos desplazar la opción Panel de revisiones y escoger el lugar donde queremos mostrar , en la zona inferidos de forma horizontal o ala izquierda del texto de forma vertical..
Modificar el autor de los comentarios.
Los comentarios aparecen con las iniciales del autor en el globo del comentario y en la vista del panel de revisiones aparece el nombre completo del autor, Normalmente al instalar word o el paquete completo de office introducimos nuestro nombre,Para modificar esa identidad debemos acceder ala pestaña Revisar y desplegar el menú control de cambios, allí seleccionaremos cambiar nombre de usuario.
En el campo nombre de usuario escribimos nuestro nombre o el nombre que deseemos , En el campo iniciales podemos escribir las iniciales de nuestro nombre, Para que los cambios tengan efecto debemos presionar el botón Aceptar.El próximo comentario que introduzcamos en el documento tendrá la identidad que hayamos puesto en este dialogo.Veamos el resto de botones de la barra de revisión que hacer referencia a comentario
viernes, 11 de octubre de 2013
jueves, 10 de octubre de 2013
ACTIVIDAD 18 -¨TABLA DE CONTENIDOS ,TABLAS DE ILISTRACIONES.INDICES¨
Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones ,indices . Los indices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que esta buscando. Word nombra estos conceptos de una manera y nosotros los conocemos de otra:•Tabla de contenido, es lo que nosotros conocemos como indice.• Indice, es un indice alfabético Los indices y tablas de contenido son muy útiles cuando estamos trabajando con documentos extensos (tal como este Guía ) De un documento bien planificado y estructurado podemos extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la localización rápida de de algún punto importante del documentoAl crear los indices debemos intentar reflejar la estructura del documento y colocar todos los términos importantes del documento ,para que posteriormente los lectores puedan encontrarlos . Conceptos básicosIndice: Un indice es una lista de palabras y el numero de pagina donde se encuentra dicha palabra .El indice esta ordenado alfabéticamente . Como ya dijimos ,Word llama indice a lo que normalmente nosotros llamamos indice alfabético . por tal motivo , utilizaremos la misma nomenclatura que word . El indice se suele colocar al final de un libro para encontrar terminos importantes de manera rápida y sencilla
Tabla de contenido : una tabla de contenidos es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los títulos de los temas y subtemas que forman el documento , Una tabla de contenidos puede contener o no el numero de paginas y puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla.La tabla de contenidos suele figurar el principio de un libro y es lo primero que miramos cuando queremos saber de que temas tratara el libro .Insertar marcas de indicePara crear un indice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro primer indice.podemos marcar las entradas del indice de dos formas :Automática Y Manual.De forma AutomáticaPara crear una entrada de marcas de indice automáticamente debemos crear un nuevo documento donde tendremos todas las marcas de indice.El nuevo documento debe tener las siguientes características.• Una tabla de 2 columnas y tantas filas como términos tenga el indice .• En La primera columna debemos tener las entradas del documento original que queremos tener en el indice.Las frases o palabras de las entradas deberán ser exactas,por ejemplo si el titulo en el documento es capitulo 2,tipos de vehículos. en la columna tendremos que escribir ese texto identifica mente .•En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en el texto.•También podemos definir subindices en el indice,por ejemplo podemos querer tener dentro del capitulo 2 una subentrada llamada ¨¨Vehiculos de motor ¨¨ entonces en la segunda columna pondremos ¨¨capitulo 2¨¨tipos de vehículos :Vehículos de motor ¨¨ los dos puntos ¨ indican que es un subindice.•Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparesca en el indice.•Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal:NOTA : para tener los 2 documentos abiertos ala vez y poder copiar el texto de uno a otro podemos utilizar la opción de la pestaña vista
Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del documento automáticamente
De forma ManualPara crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos :•Comenzando desde el principio del documento,Selecciona las frases o palabras que vayas a añadir al indice o sitúate en el punto donde vayas a insertar una marca•Accede ala pestaña Referencias y haz clic en el boton marcar entrada o presiona la combinación de letras•shift+xAparece el dialogo Marcar entrada de indice , si hablamos seleccionando el texto , en el recuadro Entrada estará ya escrito ese texto , en caso contrario debemos introducir el texto ahora . Insertar índice
Métodos para preparar una tabla de contenidos
mediante los estilos de títulos predefinidos por Word
- crear el documento en vista esquema
- crear estilos de títulos personalizados.
Generar la tabla de contenidos Cuando esté listo el documento, colocarnos en el lugar donde queremos insertar la tabla de contenidos (suele colocarse al inicio del documento) e ir a pestañas de referencia desplegar el menú tabla de contenido. Actualizar la TDC
martes, 8 de octubre de 2013
Actividad 15 - Plantillas
Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos. En una plantilla se guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamaño, etc., de todo el documento, asi como formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la configuración de números de pagina, cabeceras y pies de pagina.
Una plantilla es un documento de Word 2007 con la característica de que el tipo de documento es plantilla de documento (.dotx). La principal característica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento de Word normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces queramos.
Para modificar la plantilla Normal.dotx, primero se debe abrir, hacer los cambios que se deseen y posteriormente guardarla. Si por cualquier motivo hemos realizado demasiados cambios y no se recuerda como estaba en su estado original se puede volver a tener la plantilla original borrando-la, es decir eliminar el archivo Normal.dotx del disco duro.
Utilización de las plantillas de Word
Para utilizar las plantillas hay que abrir el documento nuevo desde el botón de office. Si se hace hace de la primera forma se abrira el papel Nuevo docuemento que se puede ver en la siguiente imagen
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Una plantilla es un documento de Word 2007 con la característica de que el tipo de documento es plantilla de documento (.dotx). La principal característica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento de Word normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces queramos.
Para modificar la plantilla Normal.dotx, primero se debe abrir, hacer los cambios que se deseen y posteriormente guardarla. Si por cualquier motivo hemos realizado demasiados cambios y no se recuerda como estaba en su estado original se puede volver a tener la plantilla original borrando-la, es decir eliminar el archivo Normal.dotx del disco duro.
Utilización de las plantillas de Word
Para utilizar las plantillas hay que abrir el documento nuevo desde el botón de office. Si se hace hace de la primera forma se abrira el papel Nuevo docuemento que se puede ver en la siguiente imagen
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El papel Nuevo documento permite realizar algunas de las cosas mas habituales cuando esta creando un nuevo documento, como abrir un documento nuevo en blanco o abrir un nuevo documento a partir de otro ya existente .
La plantilla Destacado permite elegir entre las plantillas mas usadas en la computadora.
Mis plantillas, es donde aparecerán las plantillas que hayan creado
El cuadro se dialogo que muestra en la plantilla siguiente, muestra las plantillas disponibles sobre el tema carta elegante. Hacer doble clic en la plantilla de su interes
Modificar Plantillas
Vamos a ver como s epueden modificar plantillas ya existentes , asi podremos modificar tanto las plantillas proporcionadas por word 2007 como las que creemos nosotros a partir de documentos word 2007 como veremos en el punto siguiente . Para modificar una plantilla , primero hay que abrirla , para ello desde el boton office elegir nuevo y seleccionar plantillas instaladas.
seleccionar la categoria donde se encuentre la plantilla a modificar , por ejemplo , Fax profesional Si no se dispone de esta plantilla se puede utilizar otra pero que sea parecida . Ahora donde dice plantilla , asi una vez modificada la plantilla la guardaremos .
Modificar Plantillas
Vamos a ver como s epueden modificar plantillas ya existentes , asi podremos modificar tanto las plantillas proporcionadas por word 2007 como las que creemos nosotros a partir de documentos word 2007 como veremos en el punto siguiente . Para modificar una plantilla , primero hay que abrirla , para ello desde el boton office elegir nuevo y seleccionar plantillas instaladas.
seleccionar la categoria donde se encuentre la plantilla a modificar , por ejemplo , Fax profesional Si no se dispone de esta plantilla se puede utilizar otra pero que sea parecida . Ahora donde dice plantilla , asi una vez modificada la plantilla la guardaremos .
ACTIVIDAD 12 "COMBINAR CORRESPONDENCIA"
Combinar Correspondencia
Esta opción nos permite incluir en un documento datos almacenados en otrs sitios.De esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas,en las que solo escribimos el texto que se precipitara en todas las cartas y word se encargara de generar los datos variables que cambiaren cada carta,según la persona.De esta forma,podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existían en el lugar donde están almacenados los datos.La utilidad de combinar correspondencia la podemos aprovechar en otras situaciones como lo son las generaciones de etiquetas , la impresión de sobres para invitaciones ,etc.
Conceptos previos
Documento Principal: Es el documento word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman valor del origen de datos
Origen de datos: Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal puede provenir de distintos programas ,por ejemplo puede ser una tabla de Accesos,un libro de Excel;una lista de direcciones de outlook,una tabla de word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
En cualquier caso, podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos.
Un registro corresponde a una fila (renglon) y un campo corresponde a una columna , por ejemplo , si el origen es una tabla de clientes de access, el registro sera la fila correspondiente a un cliente y un campo sera por ejemplo , el nombre del cliente ,otro seria la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de este cliente .
-Crear el documento principal
•Abrir word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo..
•seleccionar de la pestaña correspondencia el menú iniciar combinación de correspondencia .
•Allí haz clic en la opción paso a paso por el asistente para combinar correspondencia
Dejar seleccionada la primera opción y hacer clic en el siguiente para continuar con el asistente .
En el paso 3, seleccionamos el origen de datos (destinatarios)
•Utilizar una lista existente . Aparece la opción examinar ......hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos
•Seleccionar de los contactos de outlook. En lugar de examinar ..aparece la opción elegir la carpeta de contacto
•Escribir una lista nueva::aparece la opción crear .......hacer clic en ella para introducir datos.
La Pestaña correspondencia
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas, podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto; pero también podemos utilizar botones de la pestaña correspondencia .
•permite abrir el cuadro de dialogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
•permite insertar en la posición del cursor un bloque de direcciones ,tal como vimos en el asistente .
•permite resaltar campos combinados si la opción esta activada..
• Permite distribuir etiquetas
Insertar campos de combinación
para incluir un campo de combinacion, hacer clic en el iconomo (Insertar campos campos combinacion ) de la pestaña correspondencia y que se abrira el cuadro insertar campo de combinacion con la lista de todos los campos de origen de datos, seleccionamos el campo insertar y hacemos clic en el boton insertar podemos insertar asi todos los campos que queramos .
Desplazarte por los registros
El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios=.al comnbinar, se generan tantos documentos como registros tenga el origen . Estos son los datos esperados .
• permite ver los datos del primer registro del origen.
• Permite visualizar el registro anterior
• Este cuadro permite registrar registros
• Permite visualizar el registro sigueinte
• Permite visualizar el ultimo registro
Buscar Un Registro
cuando el origen de datos tiene muchos registros puede resultar largo y tedioso buscar un registro concreto ,pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento . La busqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en este momento, si ese registro no es el primero , cuando llegue al final del origen de datos y no haya encontrado el registro buscado , nos devuelve otro mensaje por si queremos que siga buscando .
Esta opción nos permite incluir en un documento datos almacenados en otrs sitios.De esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas,en las que solo escribimos el texto que se precipitara en todas las cartas y word se encargara de generar los datos variables que cambiaren cada carta,según la persona.De esta forma,podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existían en el lugar donde están almacenados los datos.La utilidad de combinar correspondencia la podemos aprovechar en otras situaciones como lo son las generaciones de etiquetas , la impresión de sobres para invitaciones ,etc.
Conceptos previos
Documento Principal: Es el documento word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman valor del origen de datos
Origen de datos: Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal puede provenir de distintos programas ,por ejemplo puede ser una tabla de Accesos,un libro de Excel;una lista de direcciones de outlook,una tabla de word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
En cualquier caso, podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos.
Un registro corresponde a una fila (renglon) y un campo corresponde a una columna , por ejemplo , si el origen es una tabla de clientes de access, el registro sera la fila correspondiente a un cliente y un campo sera por ejemplo , el nombre del cliente ,otro seria la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de este cliente .
-Crear el documento principal
•Abrir word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo..
•seleccionar de la pestaña correspondencia el menú iniciar combinación de correspondencia .
•Allí haz clic en la opción paso a paso por el asistente para combinar correspondencia
Dejar seleccionada la primera opción y hacer clic en el siguiente para continuar con el asistente .
En el paso 3, seleccionamos el origen de datos (destinatarios)
•Utilizar una lista existente . Aparece la opción examinar ......hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos
•Seleccionar de los contactos de outlook. En lugar de examinar ..aparece la opción elegir la carpeta de contacto
•Escribir una lista nueva::aparece la opción crear .......hacer clic en ella para introducir datos.
La Pestaña correspondencia
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas, podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto; pero también podemos utilizar botones de la pestaña correspondencia .
•permite abrir el cuadro de dialogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes
•permite insertar en la posición del cursor un bloque de direcciones ,tal como vimos en el asistente .
•permite resaltar campos combinados si la opción esta activada..
• Permite distribuir etiquetas
Insertar campos de combinación
para incluir un campo de combinacion, hacer clic en el iconomo (Insertar campos campos combinacion ) de la pestaña correspondencia y que se abrira el cuadro insertar campo de combinacion con la lista de todos los campos de origen de datos, seleccionamos el campo insertar y hacemos clic en el boton insertar podemos insertar asi todos los campos que queramos .
Desplazarte por los registros
El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios=.al comnbinar, se generan tantos documentos como registros tenga el origen . Estos son los datos esperados .
• permite ver los datos del primer registro del origen.
• Permite visualizar el registro anterior
• Este cuadro permite registrar registros
• Permite visualizar el registro sigueinte
• Permite visualizar el ultimo registro
Buscar Un Registro
cuando el origen de datos tiene muchos registros puede resultar largo y tedioso buscar un registro concreto ,pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento . La busqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en este momento, si ese registro no es el primero , cuando llegue al final del origen de datos y no haya encontrado el registro buscado , nos devuelve otro mensaje por si queremos que siga buscando .
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